Obligaciones Contables en una empresa.
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Obligaciones Contables en una empresa.



La contabilidad en tu negocio o emprendimiento es muy importante a la hora de tomar decisiones, al considerase una herramienta de información e influir en la toma de decisiones debe estar enmarcada en las exigencias de gobierno corporativo dado y exigido por Decreto Ley Nº 14379, del mismo que se realizara un resumen.

Obligación de llevar Contabilidad

Todo comerciante o actividad económica está en la obligación de llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y organización de la empresa, sobre una base uniforme que permita demostrar la situación de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos y operaciones sujetos a contabilización, debiendo además conservar en buen estado los libros, documentos y correspondencia que los respalden. (Arts. 36 a 65, 419 Código de Comercio).

La contabilidad de ser llevada  sobre una base uniforme (Principios de contabilidad general mente aceptados Ref. Norma de contabilidad numero uno) que permita demostrar la situación de su negocio y una justificación clara de todos y cada uno de los actos y operaciones sujetos a contabilización.

Libros Contables Obligatorios

Toda actividad económica debe llevar, obligatoriamente, los siguientes libros:

  1. Libro Diario, Libro
  2. Libro Mayor
  3. Libro de Inventario y Balances,
  4. Libros que salvo por ley se exijan específicamente otros libros (libro de Bancarización, libro de compras y ventas IVA).

Podrá llevar además aquellos libros y registros que estime convenientes para lograr mayor orden y claridad, obtener información y ejercer control. Estos libros tendrán la calidad de auxiliares y no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 40, aunque podrán legalizarse los considerados necesarios para servir de medio de prueba como los libros obligatorios.

Personas Autorizadas para llevar la contabilidad

La contabilidad será llevada por un profesional del área contable legalmente habilitado, a quien se aplicarán las normas reglamentarias sobre responsabilidades, régimen de actuación, remuneración y la guarda de la reserva de la contabilidad, sin perjuicio de la responsabilidad del comerciante a quien prestan sus servicios.

Forma de Presentación de los Libros Contables

Los comerciantes presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar, encuadernados y foliados, a un Notario de FE PUBLICA para que, antes de su utilización, incluya, en el primer folio de cada uno, acta sobre la aplicación que se le dará, con indicación del nombre de aquél a quien pertenezca y el número de folios que contenga, fechada y firmada por el Notario interviniente, estampando, además, en todas las hojas, el sello de la notaria que lo autorice y cumpliendo los requisitos fiscales establecidos.

Serán también válidos los asientos y anotaciones que se efectúen por cualquier medio mecánico o electrónico sobre hojas removibles o tarjetas que, posteriormente, deberán ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios que serán legalizados, siempre que faciliten el conocimiento de las operaciones y sirvan de prueba clara, completa y fidedigna.

La autorización para para el empleo de hojas removibles será otorgada por el Registro de Comercio de Bolivia.

Registros en los Libros Diario y Mayor

En el libro Diario se registrarán día por día y en orden progresivo las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que cada partida exprese claramente la cuenta o cuentas deudoras y acreedoras, con una glosa clara y precisa de tales operaciones y sus importes, con indicación de las personas que intervengan y los documentos que las respalden. De este libro se trasladarán al Libro Mayor, en el mismo orden progresivo de fechas, las referencias e importes deudores o acreedores de cada una de las cuentas afectadas, con la operación, para mantener los saldos por cuentas individualizadas.

Valoración de Partidas del Balance

Sin perjuicio de lo establecido por las leyes especiales, las Partidas del balance se valorarán, cuando corresponda, siguiendo criterios objetivos que garanticen los intereses sociales y de terceras de acuerdo con los principios que exige una ordenada y prudente gestión económica. Adoptado un criterio de valoración, habrá de mantenerse y no podrá ser alterado sin causa justificada. Deberá indicarse además en los balances e inventarios, o en hoja separada, el método de determinación del costo u otro valor aplicado.

Firmas y Responsabilidades

El propio comerciante o sus representantes legales autorizados, firmarán el balance del ejercicio y la cuenta de resultados, conjuntamente con el profesional interviniente. En cuanto a la responsabilidad por la veracidad de los mismos, se estará a lo dispuesto por las normas legales aplicables.

Archivos de Correspondencia

El comerciante, al dirigir correspondencia en relación con sus negocios, debe dejar copia fiel de ésta utilizando cualquiera de los medios que asegure la exactitud y duración de la copia. Igualmente, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de recepción, contestación o nota de no haberse dado respuesta. (Art. 815 Código de Comercio).

Si los libros están formados por hojas removibles o tarjetas, éstas deberán estar numeradas y conservarse archivadas para su posterior encuadernación.

Conservación de Libros y Papeles de Comercio

Los libros y papeles a que se refiere el presente código de comercio, deberán conservarse cuando menos por cinco años, contados desde el cierre de aquellos o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante, salvo que disposiciones especiales establezcan otro período para cierto tipo de documentos. Transcurrido este lapso podrán ser destruidos, previos el cumplimiento de las normas legales.

Obligación de mantener Libros y Papeles de Comercio aún en caso de Cese de Actividades o muerte del Comerciante

El cese de las actividades comerciales no exime al comerciante del deber referido en el punto anterior, y si éste hubiera fallecido, la obligación recae sobre sus herederos. En caso de disolución de la sociedad, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido precedentemente. (Arts. 52, 397 Código de Comercio.).

NOTAS:

Si su contabilidad, su documentación de respaldo y correspondencia están desarrollando estos puntos estás haciendo un gran trabajo por la salud de tu empresa o negocio, es importante tener en cuenta que un manejo adecuado de tu contabilidad no es un gasto es parte de tu inversión ya que depende de la solidez con la que manejes tu información también será la toma de decisiones acertadas, el cumplimiento del gobierno corporativo y la aplicación del código de comercio, por tanto es la contabilidad la que nos proporciona la información que nos permite tomar la decisión correcta en la dirección adecuada, y esta es la herramienta más crucial en el proceso de gestión empresarial ya que se constituye en la columna vertebral de la información por ello debe cumplir todos los requisitos que se mencionaron en el contenido líneas arriba



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